نحوه ثبت سند هزینه‌های مربوط به خرید وسایل اداری خیریه

ثبت سند هزینه‌های مربوط به خرید وسایل اداری خیریه در ایران، نیازمند رعایت اصول حسابداری و همچنین قوانین و مقررات مربوط به سازمان‌های مردم‌نهاد (NGO) و خیریه‌ها است. در اینجا یک راهنمای کلی برای این فرآیند ارائه می‌شود:

**1. مستندسازی کامل:**

* **فاکتور رسمی:** مهم‌ترین مدرک، فاکتور رسمی خرید است که باید از فروشنده دریافت شود. فاکتور باید شامل موارد زیر باشد:
* نام و آدرس دقیق خیریه
* تاریخ خرید
* شماره فاکتور
* نام و آدرس فروشنده
* شرح دقیق کالاها (وسایل اداری)
* تعداد و واحد کالاها
* قیمت واحد و قیمت کل
* مبلغ مالیات بر ارزش افزوده (در صورت شمول)
* مبلغ کل قابل پرداخت
* مهر و امضای فروشنده
* **رسید پرداخت:** رسید پرداخت وجه به فروشنده (به عنوان مثال رسید کارتخوان، فیش واریز بانکی، یا چک) نیز باید به فاکتور ضمیمه شود.
* **در صورت وجود، مدارک مرتبط:** هرگونه مدرک دیگری که مرتبط با خرید باشد، مانند پیش‌فاکتور، قرارداد خرید، یا برگه‌های تحویل کالا را نیز نگهداری کنید.

**2. ثبت در دفاتر حسابداری:**

* **انتخاب سرفصل مناسب:** یک سرفصل حسابداری مناسب برای ثبت هزینه‌های اداری در دفاتر خود ایجاد کنید. معمولاً سرفصل‌هایی مانند "هزینه‌های اداری و عمومی"، "هزینه‌های ملزومات اداری"، یا "هزینه‌های دفتر و نگهداری" برای این منظور استفاده می‌شوند.
* **ثبت سند حسابداری:** با استفاده از فاکتور و رسید پرداخت، یک سند حسابداری (اعم از سند دستی یا سند الکترونیکی در نرم‌افزار حسابداری) ثبت کنید. در این سند، موارد زیر را درج کنید:
* تاریخ سند
* شماره سند (به صورت ترتیبی)
* شرح سند (مثلاً "خرید ملزومات اداری")
* بدهکار: سرفصل "هزینه‌های اداری و عمومی" (یا سرفصل مرتبط) به مبلغ کل فاکتور
* بستانکار: سرفصل "بانک" یا "صندوق" به مبلغ کل فاکتور (بسته به نحوه پرداخت)
* **ثبت مالیات بر ارزش افزوده (در صورت شمول):** اگر فاکتور شامل مالیات بر ارزش افزوده باشد، باید آن را نیز به طور جداگانه در سند حسابداری ثبت کنید. در این صورت، یک سرفصل جداگانه برای "مالیات بر ارزش افزوده پرداختی" ایجاد کنید و آن را بدهکار نمایید.

**3. نگهداری اسناد:**

* **آرشیو منظم:** تمام فاکتورها، رسیدهای پرداخت، و اسناد حسابداری را به طور منظم و مرتب در یک پوشه یا فایل بایگانی کنید.
* **مدت نگهداری:** طبق قوانین مالیاتی، اسناد حسابداری باید به مدت حداقل 5 سال نگهداری شوند.

**4. نکات مهم و تکمیلی:**

* **رعایت آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های داخلی خیریه:** خیریه شما ممکن است آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های داخلی خاصی برای نحوه خرید و ثبت هزینه‌ها داشته باشد. حتماً این موارد را رعایت کنید.
*
در سایت شرکت مهندسی آبان رایان البرز می توانید انواع نرم افزار چاپ قولنامه مشاور املاک، نرم افزار چاپ قولنامه نمایشگاه اتومبیل،نرم افزار اجاره خودرو، نرم افزار دریافت و پرداخت و غیره را مشاهده کنید. سایت شرکت مهندسی آبان رایان البرز به نشانی https://www.aralborz.ir یک سایت عالی جهت فروش نرم افزار می باشد.