نحوه ثبت سند هزینه‌های مربوط به خرید وسایل بهداشتی خیریه

ثبت سند هزینه‌های مربوط به خرید وسایل بهداشتی خیریه در ایران نیازمند رعایت اصول و استانداردهای حسابداری و همچنین قوانین و مقررات مربوط به سازمان‌های مردم‌نهاد (NGO) و خیریه‌ها است. در اینجا یک راهنمای کلی برای این منظور ارائه می‌شود:

**1. مستندسازی دقیق:**

* **فاکتورهای خرید:** جمع‌آوری و نگهداری تمام فاکتورهای خرید وسایل بهداشتی از فروشگاه‌ها و مراکز معتبر. فاکتورها باید شامل تاریخ خرید، نام و آدرس فروشنده، شرح دقیق کالاها (نوع، تعداد، قیمت واحد و قیمت کل)، و شماره فاکتور باشند.
* **رسیدهای پرداخت:** نگهداری رسیدهای پرداخت وجه به فروشندگان (رسید بانکی، رسید دستگاه کارتخوان، رسید پرداخت آنلاین و غیره).
* **در صورت خرید عمده:** اگر خرید عمده انجام می‌دهید، حتماً قرارداد خرید با فروشنده تنظیم کنید که در آن شرایط پرداخت، تحویل کالا و سایر موارد مهم ذکر شده باشد.
* **فرم‌های ثبت کمک:** برای هر بار توزیع وسایل بهداشتی، فرمی تهیه کنید که در آن نام و نام خانوادگی دریافت کننده، تاریخ دریافت، نوع وسایل دریافتی و امضای دریافت کننده ثبت شود. (در صورت امکان و حفظ شئونات)
* **صورتجلسه:** در صورتی که خرید و توزیع با حضور چند نفر انجام می‌شود، صورتجلسه‌ای تهیه کنید که در آن تاریخ، مکان، اسامی حاضران و شرح مختصری از فعالیت انجام شده ذکر شود.

**2. کدینگ حسابداری:**

* برای هر نوع هزینه، یک کد حسابداری مشخص تعریف کنید. به عنوان مثال:
* هزینه خرید مواد ضدعفونی کننده
* هزینه خرید ماسک
* هزینه خرید دستکش
* هزینه خرید صابون و مواد شوینده
* هزینه حمل و نقل وسایل بهداشتی
* این کدینگ باید با ساختار حسابداری خیریه شما سازگار باشد و امکان گزارش‌گیری دقیق را فراهم کند.

**3. ثبت در دفاتر حسابداری:**

* تمام هزینه‌ها را به ترتیب تاریخ در دفاتر حسابداری (دفتر روزنامه و دفتر کل) ثبت کنید.
* در شرح ثبت، اطلاعات مربوط به فاکتور، رسید پرداخت و کد حسابداری را ذکر کنید.
* از نرم‌افزارهای حسابداری مناسب برای ثبت و نگهداری اطلاعات استفاده کنید.

**4. تخصیص هزینه به پروژه‌های خاص (در صورت وجود):**

* اگر خرید وسایل بهداشتی مربوط به یک پروژه خاص است (مثلاً توزیع در یک منطقه محروم خاص)، هزینه را به آن پروژه تخصیص دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا عملکرد مالی پروژه‌ها را به طور جداگانه ارزیابی کنید.

**5. رعایت قوانین مالیاتی:**

* خیریه‌ها در ایران از برخی معافیت‌های مالیاتی برخوردارند، اما همچنان موظف به ارائه اظهارنامه مالیاتی هستند.
* مطمئن شوید که تمام هزینه‌ها به درستی ثبت شده‌اند و مدارک لازم برای اثبات هزینه‌ها در صورت نیاز به ممیزی مالیاتی در دسترس هستند.
* در صورت خرید از فروشندگانی که مشمول مالیات بر ارزش افزوده هستند، فاکتورهای رسمی با درج کد اقتصادی فروشنده دریافت کنید.

**6. حسابرسی:**

* بهتر است به طور منظم (سالانه یا دوره‌ای) حسابرسی داخلی یا خارجی انجام دهید تا از صحت و درستی ثبت و گزارش هزینه‌ها اطمینان حاصل
در سایت شرکت مهندسی آبان رایان البرز می توانید انواع نرم افزار چاپ قولنامه مشاور املاک، نرم افزار چاپ قولنامه نمایشگاه اتومبیل،نرم افزار اجاره خودرو، نرم افزار دریافت و پرداخت و غیره را مشاهده کنید. سایت شرکت مهندسی آبان رایان البرز به نشانی https://www.aralborz.ir یک سایت عالی جهت فروش نرم افزار می باشد.