نحوه ثبت حقوق و دستمزد کارکنان خیریه در دفاتر حسابداری چیست

ثبت حقوق و دستمزد کارکنان خیریه در دفاتر حسابداری در ایران تفاوت اساسی با سایر شرکت‌ها ندارد، اما باید به چند نکته مهم در رابطه با ماهیت غیرانتفاعی خیریه توجه داشت. در اینجا مراحل و نکات کلیدی را شرح می‌دهم:

**1. محاسبات و مستندات:**

* **تهیه لیست حقوق و دستمزد:** اولین قدم، تهیه لیست حقوق و دستمزد برای هر دوره (معمولاً ماهانه) است. این لیست باید شامل موارد زیر باشد:
* نام و نام خانوادگی کارکنان
* سمت شغلی
* حقوق پایه
* مزایا (حق مسکن، حق اولاد، بن خواربار، اضافه کاری و غیره)
* کسورات (بیمه سهم کارمند، مالیات، مساعده، وام و غیره)
* خالص پرداختی
* **مستندات پشتیبان:** جمع‌آوری و نگهداری تمام مستندات مربوط به حقوق و دستمزد ضروری است. این مستندات شامل موارد زیر می‌شوند:
* قراردادهای استخدامی
* احکام حقوقی (افزایش حقوق، ترفیع و غیره)
* فرم‌های حضور و غیاب
* تأییدیه‌های اضافه کاری
* رسیدهای پرداخت مساعده و وام
* فیش‌های حقوقی
* **رعایت قوانین و مقررات:** اطمینان حاصل کنید که محاسبات حقوق و دستمزد مطابق با قوانین کار و تامین اجتماعی ایران انجام می‌شود. این شامل پرداخت به موقع حقوق، رعایت حداقل دستمزد، محاسبه صحیح بیمه و مالیات و غیره است.
* **تهیه و ارسال لیست بیمه و مالیات:** لیست بیمه باید به سازمان تامین اجتماعی و لیست مالیات به سازمان امور مالیاتی ارسال شود. مهلت‌های قانونی برای ارسال این لیست‌ها را رعایت کنید.

**2. ثبت در دفاتر حسابداری:**

* **ثبت سند حسابداری:** بر اساس لیست حقوق و دستمزد، سند حسابداری مربوطه را در دفاتر روزنامه و کل ثبت کنید. نمونه سند حسابداری به شرح زیر است:

| شرح | بدهکار | بستانکار |
| ------------------------------------ | ------------------ | ------------------ |
| هزینه حقوق و دستمزد | XXX | |
| هزینه بیمه سهم کارفرما | XXX | |
| مالیات حقوق | | XXX |
| بیمه سهم کارمند | | XXX |
| مساعده پرداختی به کارکنان | | XXX |
| حساب پرداختنی حقوق و دستمزد | | XXX |
| **توضیحات:** ثبت هزینه حقوق و دستمزد | | |

* **توضیحات:**
* **هزینه حقوق و دستمزد:** شامل حقوق پایه، مزایا و سایر پرداختی‌ها به کارکنان است.
* **هزینه بیمه سهم کارفرما:** سهم کارفرما از حق بیمه تامین اجتماعی است.
* **مالیات حقوق:** مالیات بر درآمد حقوق کارکنان است که باید از حقوق آن‌ها کسر و به سازمان امور مالیاتی پرداخت شود.
* **بیمه سهم کارمند:** سهم کارمند از حق بیمه تامین اجتماعی است که از حقوق آن‌ها کسر می‌شود.
* **مساعده پرداختی به کارکنان:** مبالغی که به عنوان مساعده به کارکنان پرداخت شده و باید از حقوق آن‌ها کسر شود.
* **حساب پرداختنی حقوق و دستمزد:** مبلغ خالصی که باید به کارکنان پرداخت شود.
* **ثبت پرداخت حقوق:** پس از پرداخت حقوق به کارکنان، سند حسابداری مربوطه را ثبت کنید:

| شرح | بدهکار | بستانکار |
| ------------------------------------ | ------------------ | ------------------ |
| حساب پرداختنی حقوق و دستمزد | XXX | |
| بانک/صندوق | | XXX |
| **توضیحات:** ثبت پرداخت حقوق به کارکنان | | |

**3. نکات مهم برای خیریه‌ها:**

* **شفافیت:** در خیریه‌ها، شفافیت در تمام امور مالی از جمله حقوق و دستمزد بسیار مهم است. اطمینان حاصل کنید که تمام پرداختی‌ها به کارکنان مستند و قابل ردیابی هستند.
* **توجیه حقوق و دستمزد:** حقوق و دستمزد پرداختی به کارکنان باید متناسب با حجم کار، مسئولیت‌ها و شرایط بازار کار باشد. سعی کنید حقوق و دستمزد را در سطحی معقول و متناسب با منابع خیریه تعیین کنید.
* **جلوگیری از سوء استفاده:** ایجاد سازوکارهای کنترلی مناسب برای جلوگیری از سوء استفاده در پرداخت حقوق و دستمزد ضروری است. این شامل تفکیک وظایف، بررسی و تأیید لیست حقوق و دستمزد توسط افراد مسئول، و انجام بازرسی‌های دوره‌ای است.
* **توجه به محدودیت‌های مالی:** خیریه‌ها معمولاً با محدودیت‌های مالی مواجه هستند. بنابراین، مدیریت صحیح هزینه‌های پرسنلی و بهینه سازی استفاده از منابع انسانی بسیار مهم است.
* **استفاده از نرم افزار حسابداری:** استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب می‌تواند فرایند ثبت و گزارش دهی حقوق و دستمزد را تسهیل کند و دقت و سرعت را افزایش دهد.

**4. سرفصل‌های حسابداری پیشنهادی:**

برای تسهیل ثبت و گزارش دهی، می‌توانید سرفصل‌های حسابداری زیر را در سیستم حسابداری خیریه خود تعریف کنید:

* **هزینه‌ها:**
* هزینه حقوق و دستمزد کارکنان اداری
* هزینه حقوق و دستمزد کارکنان اجرایی (مرتبط با پروژه‌ها)
* هزینه بیمه سهم کارفرما
* هزینه مزایا (حق مسکن، حق اولاد، بن خواربار و غیره)
* **بدهی‌ها:**
* مالیات حقوق پرداختنی
* بیمه سهم کارمند پرداختنی
* حقوق و دستمزد پرداختنی
* سایر کسورات پرداختنی

**5. مدارک مورد نیاز برای حسابرسی:**

هنگام حسابرسی، حسابرسان معمولاً مدارک زیر را برای بررسی حقوق و دستمزد درخواست می‌کنند:

* لیست حقوق و دستمزد
* قراردادهای استخدامی
* احکام حقوقی
* فرم‌های حضور و غیاب
* تأییدیه‌های اضافه کاری
* رسیدهای پرداخت مساعده و وام
* فیش‌های حقوقی
* لیست بیمه و لیست مالیات
* سند حسابداری حقوق و دستمزد
* رسیدهای پرداخت مالیات و حق بیمه
* صورت مغایرت بانکی (در صورت پرداخت از طریق حساب بانکی)

با رعایت این نکات و استفاده از یک سیستم حسابداری مناسب، می‌توانید حقوق و دستمزد کارکنان خیریه را به طور دقیق و شفاف ثبت و گزارش دهید و از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کنید.

توصیه می شود برای اطمینان بیشتر از انطباق با آخرین قوانین و مقررات، با یک حسابدار یا مشاور مالی متخصص در حوزه خیریه‌ها مشورت کنید.

در سایت شرکت مهندسی آبان رایان البرز می توانید انواع نرم افزار چاپ قولنامه مشاور املاک، نرم افزار چاپ قولنامه نمایشگاه اتومبیل،نرم افزار اجاره خودرو، نرم افزار دریافت و پرداخت و غیره را مشاهده کنید. سایت شرکت مهندسی آبان رایان البرز به نشانی https://www.aralborz.ir یک سایت عالی جهت فروش نرم افزار می باشد.