چگونه می‌توان سند حسابداری برای هزینه‌های مربوط به خرید ملزومات اداری خیریه ثبت کرد

ثبت سند حسابداری برای هزینه‌های مربوط به خرید ملزومات اداری یک خیریه در ایران، تفاوت چندانی با سایر سازمان‌ها ندارد، اما به دلیل ماهیت غیرانتفاعی خیریه، رعایت نکات خاصی ضروری است. در اینجا یک راهنمای گام به گام و جامع ارائه می‌شود:

**1. جمع‌آوری مدارک مثبته:**

* **فاکتور خرید:** مهم‌ترین مدرک، فاکتور رسمی خرید ملزومات اداری است که باید دارای موارد زیر باشد:
* نام و نشانی کامل فروشنده
* تاریخ صدور فاکتور
* شماره سریال فاکتور
* نام و نشانی کامل خیریه (خریدار)
* شرح کامل ملزومات خریداری شده (مثلاً: کاغذ A4، خودکار، پوشه و غیره)
* تعداد و واحد ملزومات
* قیمت واحد و قیمت کل
* مبلغ مالیات بر ارزش افزوده (در صورت شمول)
* مبلغ نهایی قابل پرداخت
* مهر و امضای فروشنده
* **رسید پرداخت:** رسید بانکی یا فیش واریزی که نشان‌دهنده پرداخت وجه فاکتور به فروشنده باشد.
* **در صورت وجود، حواله انبار:** اگر ملزومات وارد انبار خیریه شده‌اند، حواله انبار باید ضمیمه مدارک شود.
* **سایر مدارک:** هر مدرک دیگری که به اثبات خرید و پرداخت هزینه کمک کند (مانند قرارداد خرید، پیش‌فاکتور و غیره).

**2. تعیین ماهیت هزینه:**

* **هزینه ملزومات اداری:** این هزینه یک **هزینه جاری** محسوب می‌شود و در سرفصل‌های حسابداری مربوط به هزینه‌های اداری و عمومی ثبت می‌شود.

**3. انتخاب سرفصل حسابداری مناسب:**

* در سیستم حسابداری خیریه، سرفصل‌های زیر معمولاً برای ثبت هزینه ملزومات اداری استفاده می‌شوند:
* **هزینه ملزومات اداری مصرفی:** این سرفصل برای ملزوماتی استفاده می‌شود که مصرف می‌شوند (مانند کاغذ، خودکار، جوهر پرینتر و غیره).
* **هزینه لوازم التحریر:** این سرفصل نیز مشابه سرفصل بالا است و می‌تواند به جای آن استفاده شود.
* **هزینه ملزومات چاپ و تکثیر:** اگر بخشی از ملزومات اداری مربوط به چاپ و تکثیر باشد (مانند کاغذ عکس، کارتریج پرینتر و غیره) می‌توان از این سرفصل استفاده کرد.
* **مالیات بر ارزش افزوده پرداختی:** اگر فاکتور خرید دارای مالیات بر ارزش افزوده باشد، باید این مبلغ را در سرفصل جداگانه‌ای ثبت کنید.

**4. ثبت سند حسابداری:**

* با استفاده از مدارک مثبته و سرفصل‌های حسابداری انتخاب شده، سند حسابداری را به صورت زیر ثبت کنید:

| شرح | بدهکار | بستانکار |
| :---------------------------------- | :------------------- | :------------------- |
| هزینه ملزومات اداری مصرفی | مبلغ کل ملزومات (بدون مالیات) | |
| مالیات بر ارزش افزوده پرداختی | مبلغ مالیات | |
| حساب بانکی/صندوق | | مبلغ کل فاکتور |
| **شرح سند:** خرید ملزومات اداری طبق فاکتور شماره ... مورخ ... از ... | | |

**توضیحات:**
در سایت شرکت مهندسی آبان رایان البرز می توانید انواع نرم افزار چاپ قولنامه مشاور املاک، نرم افزار چاپ قولنامه نمایشگاه اتومبیل،نرم افزار اجاره خودرو، نرم افزار دریافت و پرداخت و غیره را مشاهده کنید. سایت شرکت مهندسی آبان رایان البرز به نشانی https://www.aralborz.ir یک سایت عالی جهت فروش نرم افزار می باشد.