روش ثبت هزینههای جاری مانند آب و برق در خیریهها چگونه است

روش ثبت هزینه‌های جاری مانند آب و برق در خیریه‌ها در ایران، مشابه سایر سازمان‌ها و کسب‌وکارها است و بر اساس اصول حسابداری و استانداردهای مالی صورت می‌گیرد. با این حال، به دلیل ماهیت غیرانتفاعی خیریه‌ها و نظارت‌هایی که بر آن‌ها اعمال می‌شود، برخی نکات و الزامات خاص نیز وجود دارد. در اینجا یک راهنمای کلی برای ثبت این هزینه‌ها ارائه می‌شود:

**1. مستندسازی:**

* **دریافت و نگهداری فاکتورها:** اولین و مهم‌ترین قدم، دریافت و نگهداری فاکتورهای رسمی آب و برق است. این فاکتورها باید شامل اطلاعاتی مانند نام و آدرس خیریه، شماره اشتراک، دوره مصرف، مبلغ قابل پرداخت، و تاریخ صدور باشند.
* **رسید پرداخت:** پس از پرداخت قبوض، رسیدهای پرداخت (چه به صورت فیزیکی و چه الکترونیکی) باید به دقت نگهداری شوند.

**2. ثبت در دفاتر حسابداری:**

* **تعیین سرفصل حساب:** هزینه‌های آب و برق باید در سرفصل حساب‌های مناسب ثبت شوند. معمولاً از سرفصل‌هایی مانند "هزینه آب"، "هزینه برق"، یا "هزینه‌های نگهداری و تعمیرات" (در صورتی که هزینه آب و برق مربوط به نگهداری و تعمیرات باشد) استفاده می‌شود.
* **ثبت در روزنامه:** هزینه آب و برق باید در روزنامه (دفتر روزنامه) ثبت شود. در این ثبت، تاریخ، شرح هزینه (مثلاً "پرداخت قبض برق دوره...")، سرفصل حساب (مثلاً "هزینه برق")، و مبلغ هزینه ذکر می‌شود.
* **انتقال به دفتر کل:** پس از ثبت در روزنامه، اطلاعات مربوط به هزینه آب و برق به دفتر کل منتقل می‌شود تا در حساب مربوطه (مثلاً حساب "هزینه برق") تجمیع شود.

**3. روش حسابداری تعهدی:**

* به طور کلی، خیریه‌ها ملزم به استفاده از روش حسابداری تعهدی هستند. در این روش، هزینه‌ها زمانی شناسایی و ثبت می‌شوند که اتفاق می‌افتند، نه زمانی که پرداخت می‌شوند. به عبارت دیگر، اگر قبض برق مربوط به دوره جاری باشد، حتی اگر پرداخت آن به دوره بعد موکول شود، باید در حساب‌های دوره جاری ثبت شود.
* اگر قبض برق مربوط به دوره قبل باشد و در دوره جاری پرداخت شود، باید به عنوان هزینه دوره قبل شناسایی و ثبت شود.

**4. تخصیص هزینه (در صورت لزوم):**

* اگر خیریه دارای چندین واحد یا بخش باشد (مثلاً یک بخش اداری و یک بخش آموزشی)، هزینه آب و برق باید به طور مناسب بین این بخش‌ها تخصیص یابد. این تخصیص می‌تواند بر اساس متراژ، تعداد کارکنان، یا سایر معیارهای منطقی انجام شود.

**5. گزارش‌دهی مالی:**

* هزینه‌های آب و برق باید در صورت‌های مالی خیریه (مانند صورت سود و زیان) به عنوان بخشی از هزینه‌های عملیاتی گزارش شوند.

**6. نکات خاص برای خیریه‌ها:**

* **نظارت و حسابرسی:** خیریه‌ها به طور معمول تحت نظارت و حسابرسی سازمان‌های دولتی و غیردولتی قرار دارند. بنابراین، ثبت هزینه‌ها باید به گونه‌ای باشد که شفافیت و قابلیت ردیابی داشته باشد و بتواند در برابر بازرسی‌ها مقاومت کند.
* **کمک‌های بلاعوض:** در برخی موارد، ممکن است هزینه‌های آب و برق خیریه توسط افراد یا سازمان‌های دیگر به صورت بلاعوض پرداخت شود. در این صورت، باید این کمک‌ها به عنوان درآمد شناسایی و در حساب‌های مربوطه ثبت شوند.
* **معافیت‌های مالیاتی:** برخی خیریه‌ها ممکن است از معافیت‌های مالیاتی در مورد هزینه‌های خاص برخوردار باشند. برای استفاده از این معافیت‌ها، باید مستندات و مدارک لازم را تهیه و ارائه کرد.

**7. نرم‌افزارهای حسابداری:**

* استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری مناسب می‌تواند فرآیند ثبت و گزارش‌دهی هزینه‌ها را تسهیل و دقت آن را افزایش دهد.

**توصیه:**

با توجه به پیچیدگی‌های حسابداری و مالی، توصیه می‌شود که خیریه‌ها از خدمات یک حسابدار مجرب و آشنا به قوانین و مقررات مربوط به سازمان‌های غیرانتفاعی استفاده کنند.

**مهم:** این اطلاعات صرفاً یک راهنمای کلی است و نباید به عنوان مشاوره تخصصی حسابداری تلقی شود. برای دریافت راهنمایی دقیق و متناسب با شرایط خاص خیریه خود، با یک حسابدار مشورت کنید.

در سایت شرکت مهندسی آبان رایان البرز می توانید انواع نرم افزار چاپ قولنامه مشاور املاک، نرم افزار چاپ قولنامه نمایشگاه اتومبیل،نرم افزار اجاره خودرو، نرم افزار دریافت و پرداخت و غیره را مشاهده کنید. سایت شرکت مهندسی آبان رایان البرز به نشانی https://www.aralborz.ir یک سایت عالی جهت فروش نرم افزار می باشد.